Die Digitalisierung in der Gastronomie

In die Hotellerie scheint die Digitalisierung bereits vollends Einzug gehalten haben – wie Studien zeigen auch nicht erst seit gestern. In der Gastronomie hingegen sieht es vergleichsweise noch nicht ganz so positiv aus. Fakt ist jedenfalls, dass sich viele Gäste künftig mehr digitale Services wünschen. Die Voraussetzung dafür, diesen Wunsch in die Realität umzusetzen, ist wiederum, dass sich die Gastronomen die Potenziale und Möglichkeiten der Digitalisierung ihrer Branche zunächst einmal vor Augen führen. Was zusätzlich wichtig ist, ist keine Angst vor der Zukunft zu haben. Selbst in der doch immer noch eher haptischen Branche der Gastronomie müssen Bits und Bytes nicht überfordern. Im Gegenteil – oft stellen sie sogar recht simpel umsetzbare Chancen dar.

Die Gastronomie im Zusammenhang mit Effizienz

Das Gastgewerbe ist zweifelsohne ein stressiges und forderndes Gewerbe. Mehr noch ist es charakterisierbar durch seine Effizienzgetriebenheit. Genau aus dem Grund, weil eben alles schnell, konstant und zuverlässig gemacht, geliefert und bearbeitet werden muss, ist die Branche auch so anspruchsvoll. Um für die Gäste eine optimale Qualität der Produkte zu gewährleisten, muss sie das auch bleiben.

Eine enorme Chance der Digitalisierung erwächst vor allem aus der Effizienzoptimierung unterschiedlichster Prozesse in allen möglichen Branchen. Innerhalb der letzten Jahre hat sich jedoch auch in der Gastronomie schon Einiges getan, insbesondere wenn man sich die Prozesse in der Küche oder im Service vor Augen führt. Zwar ist eine Registrierkasse in der Gastronomie noch keine Pflicht, seit Anfang 2017 sollen aber zumindest buchführungs- und aufzeichnungspflichte Dokumente digital abgespeichert und dokumentiert werden. Veranlasst vom Bundesfinanzministerium gelten diese Grundsätze gelten für alle elektronischen Kassensysteme. So auch für die von Gastronomen, weshalb kaum noch jemand an digitalisierten Kassen vorbeikommt.

Hinsichtlich des Backoffice und der Backoffice-Applikationen gibt es hingegen noch Einiges an Handlungsbedarf. Anders ausgedrückt: Es gibt eine Menge ungenutzter Potentiale, welche die Digitalisierung eigentlich bietet. Allein bei der Schicht- oder Mitarbeiterplanung besteht ausser Zweifel noch Verbesserungsbedarf. Vorrangig bietet die Digitalisierung aber auch etliche Potenziale, was die verbesserte Gestaltung der Touchpoints der Restaurants zu den Gästen betrifft.

Wo sind Kontaktpunkte des Gasts zum Digitalen?

Heutzutage kann man digital mindestens genauso gut werben wie analog. In der Gastronomie wird das Digitale eindeutig vordergründig, man denke nur an die vermehrte Nutzung von Online-Suchmaschinen bei der Suche nach einem Café oder Restaurant. Ortsbasierte Dienste tragen Sorge dafür, dass z.B. ortsfremde Gäste schnell passende Angebote in der Umgebung finden und als Option in Betracht ziehen. Mittels Bewertungsplattformen lässt sich glaubhaft und grundsätzlich gratis werben – zumindest solange wie die Qualität stimmt und die Bewertungen entsprechend positiv ausfallen. Digitale Gutscheine, welche dem Gast über diverse Plattformen vermittelt werden können, bringen Interessenten oft erst dazu, etwas Neues in Erwägung zu ziehen. Da sie ein Entgegenkommen des Restaurantbetreibers sind, werden sie gerne genutzt. Der Vorteil digitaler Gutscheine ist offensichtlich: Sie lassen sich rascher und auch umfassender verbreiten, verursachen keine Druckkosten und erreichen die Zielgruppen zudem gezielter. Aktuelle Informationen zum Betrieb können digital ebenfalls unangefochten schnell und unkompliziert in der digitalen Welt kommuniziert werden. Keine Annonce in einem Printmedium oder Ähnlichem kann heutzutage mit Social Media, Pushnachrichten in einer App oder eigenen E-Mail- oder WhatsApp-Newslettern mithalten. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich via Messenger, Social Media und Chatbots bilateral und spontan mit potenziellen Gästen kommunizieren lässt. Telefonisch finden heute kaum noch Nachfragen oder Absprachen statt. Auch Essensbestellungen werden für gewöhnlich nicht mehr per Telefon aufgegeben. Wer mit seinem Restaurant noch nicht mit einem der digitalen und renommierten Lieferdienste verbunden ist, geht vermutlich recht in der Annahme, dass Kunden zur Überzeugung kommen, dass dieses Restaurant einfach nicht liefert. 
 
Weiterhin digital ausbaufähig sind zudem die Prozesse im Service. Nur in wenigen Restaurants lassen sich Bestellungen direkt am Platz aufgeben. Bei vielen Gästen besteht jedoch häufig der Wunsch, Bestellungen mit Tablets, per Smartphone oder mittels in die Tische integrierter Bildschirme aufzugeben. Für sie ist es zudem verständlicherweise stressfreier, wenn sie sich die Zeit nehmen können, die sie brauchen, ohne die Bedienung ständig rufen zu müssen. Der grosse Vorteil für Gastronomen ist, dass die Menükarten dadurch immer aktuell gehalten werden können. Dies bietet ausserdem Raum für die Einpflege von Aktionen, Tagesangebote können als Pop-Up eingebunden werden.
 
Es ist denkbar, dass sich selbst Roboter, die das Essen zubereiten oder Cocktails mixen in der Zukunft der Gastronomie weiter durchsetzen könnten. Und schliesslich lassen sich Speisen und Getränke auch automatisch an den Tisch liefern. Das Laufband in vielen Running-Sushi-Restaurants funktioniert schliesslich auch schon seit Längerem ähnlich.

Automatisierung des Papierkrams

Gastronomen kümmern sich selbstverständlich am liebsten um ihre Gäste. Denkt man an die Optimierung der eigenen Prozesse durch die Digitalisierung kommen einem zunächst solche in den Sinn, welche unmittelbar mit dem Gast zu tun haben. Doch gerade auch jene Arbeiten im Backoffice, mit denen sich die wenigsten Gastronomen gerne beschäftigen, aber einfach dazugehören, lassen sich effizient digitalisieren.

Man denke nur an die Buchhaltung und Verwaltungsaufgaben oder an Dinge, wie Konzessionen, Versicherungen und Pachtverträge. Das eigene Restaurant lässt sich, was all dies angeht, mittels digitaler Aktenführung nun viel effizienter und übersichtlicher organisieren. Für Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung gibt es mittlerweile zahlreiche Leitfäden, die bei einer effizienten, erfolgreichen und rechtssicheren Umsetzung helfen.

Aber wie genau sorgt die Digitalisierung hier nun für gesteigerte Effizienz? Die Antwort ist eigentlich selbsterklärend, denn Akten und Rechnungen lassen sich deutlich schneller und gezielter finden. Zusätzlich man kann von überall aus über die Cloud auf sie zugreifen. Des Weiteren können Rechnungen digital viel schneller geschrieben und versendet werden. Mit spezieller Software lässt sich zusätzlich auch direkt bezahlen. Permanent auf dem aktuellen Stand zu bleiben, ist dank Einsichtnahme in alle Zahlen zu jeder Zeit gewährleistet. Die Kasse wird gemäss GoBD angezeigt. Die Umsatzsteuervoranmeldung kann beispielsweise bereits durch weniger Klicks ans Finanzamt gesendet werden. Oder es lassen sich Einnahmen-Überschuss-Rechnungen in aller Kürze erstellen. Und auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erfolgt in spezieller Software problemlos.

Reservierungen in Echtzeit und deren Potentiale

Gerade mit Hinblick auf Reservierungen in der Gastronomie bieten diverse Systeme, die sich z.B. in den USA schon durchgesetzt haben, eine Menge Chancen. Viele grosse Restaurants nutzen diese jedoch noch nicht. Über die meisten dieser Systeme kann in Echtzeit gesehen werden, wie viele Plätze in einem Restaurant zu welcher Tageszeit noch verfügbar sind. So haben Gäste die Möglichkeit sich mitunter auch noch spontan einen Platz in einem Restaurant sichern zu können, ohne ständig per Telefon nachfragen zu müssen. Kontaktformulare, die häufig immer noch üblich sind, wären damit passé. Ausserdem muss nicht darauf geachtet werden, bestimmten Uhrzeiten zur einen Anruf einzuhalten, um reservieren zu können.

 

Die Möglichkeiten solcher Systeme lassen sich aber auch noch weiterführen. In Zukunft besteht etwa vielleicht auch die Möglichkeit mit Hilfe der Daten durch die Tischreservierungen den Bedarf der Küche und damit des Lebensmittelbedarfs der kommenden Tage und Wochen besser abschätzen zu können. In der Hotellerie, welche auch gastronomische Angebote bietet, wäre dies durch die Ergänzung der Zimmerbelegung oder Wettervorhersage sogar noch eindeutig sinnvoll.

Auch kleinere Unternehmen in der Gastronomie profitieren

Für kleinere Gastronomiebetriebe sind einige der derzeitigen Entwicklungen und Technologien vielleicht noch eher weniger Thema. Gerade Reservierungssysteme dürften nicht zwangsläufig in jedem Fall zwingend sein. Doch ein Blick in Richtung der Ausrichtung grösserer Anbieter und der Konkurrenz sollte sich dennoch lohnen. Hier lässt sich allein schon von den Erfahrungen anderer Gastronomen hinsichtlich diverser digitaler Angebote und Reaktionen der Gäste profitieren.

 

Letztendlich schadet es sicher auch kleineren Restaurants, Cafés oder Imbissbuden nicht, zumindest die Basics der Digitalisierung im Gastgewerbe umzusetzen. Dazu gehört insbesondere, dass man online mit dem eigenen Betrieb gefunden wird. Weniger wichtig als die eigene Website ist hier mit Sicherheit die Pflege der Online-Präsenz auf diversen externen Plattformen. Google My Business sowie touristisch relevante Plattformen wie Yelp, TripAdvisor und Ähnliche sollten allgemein geläufig sein. Und um die digitale Kommunikation via Social Media führt ebenfalls kein Weg herum.

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